Establecer un proceso de contabilidad organizado no es una tarea fácil, pero implementar pautas generales con buenas prácticas puede ayudar a asegurarse de que el libro mayor de tu operación sea preciso y esté actualizado.
Larry Conner, director de operaciones financieras de REGYMEN Fitness e IHRSA, concuerdan en que para lograr dirigir un negocio de manera exitosa, es fundamental administrar un modelo de negocio que sea financieramente viable y realizar un seguimiento cuidadoso de todos tus ingresos y gastos.
Además, se deberán de monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) para facilitar la determinación de lo que está funcionando y lo que no, para luego hacer los ajustes que sean necesarios.
En tu contabilidad financiera e informes no debe faltar lo siguiente:
- Información que sea de ayuda para que los propietarios, inversores y gerentes puedan evaluar la cantidad, el momento y la incertidumbre de los flujos de efectivo.
- Deben contener toda la información sobre los recursos financieros y pueda servir para efectuar pronósticos y presupuestos financieros con mayor exactitud.
- Datos que permitan darle seguimiento y la evaluación adecuada respecto a la gestión de la empresa.
- Información sobre el rendimiento financiero de la empresa, negocio u organización.
Prácticas fundamentales de contabilidad y finanzas
Sistema de contabilidad eficaz:
Seleccionar un sistema de contabilidad (software) adecuado al tamaño y la complejidad de tu negocio es el primer paso. Este te proporcionará el número correcto de características y capacidades contables necesarias para crecer junto con tu negocio y mantener las cosas funcionando sin problemas.
Reporte los estados financieros de su operación:
Esto ayudará a garantizar la uniformidad, transparencia y comparabilidad, es importante que se informe y puedan presentar los resultados y datos financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (en el caso de los operadores estadounidenses) y las Normas Internacionales de Información Financiera para los operadores internacionales.
Mantén tu negocio en cumplimiento:
Se deben seguir todas y cada una de las leyes y regulaciones nacionales, estatales, regionales y locales aplicables con respecto al empleo, las tarifas, los impuestos, licencias y permisos necesarios para la operación de tu negocio. Las responsabilidades legales variarán dependiendo de la ubicación.
Supervisa el rendimiento financiero de tu negocio:
Debes considerar que los KPI sean apropiados para su operación, ya que esto te permitirá determinar los logros operativos y financieros en toda la organización.
Los 11 KPI fundamentales para el seguimiento financiero y contable en tu negocio
- El porcentaje de ingresos de nómina debe incluir los salarios de mano de obra contratada, impuestos sobre la nómina, compensación a los trabajadores (o equivalentes), el seguro y beneficios de los empleados.
- El porcentaje de ingresos del EBITDA(R) miden el éxito operativo. El EBITDA y EBITDAR son comparables para instalaciones con alquiler y sin alquiler.
- Las visitas y asistencia dan seguimiento del promedio de visitas por cliente por semana, el porcentaje de clientes que visitan al menos una vez por semana y el número de clientes que no lo han visitado en más de 60 días.
- Los clientes y socios. Es importante supervisar las visitas diarias únicas de los clientes y el total de clientes.
- Los costos e ingresos por visita son para darle seguimiento a los costos variables (nómina y suministros por hora) y los ingresos variables (alimentos y bebidas, servicios de spa, capacitación personal y otros programas) por visita.
- El desgaste se calcula a través de la tasa de eliminación natural de la cuota, divida el total de cuotas caídas durante los 12 meses entre el promedio de cuotas iniciales de 12 meses.
- El ratio actual es una medida de liquidez que sirve para medir la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas durante el próximo año. Por ejemplo, una relación actual de 1,25 a 2+ es favorable, mostrando suficiente liquidez para cubrir los pasivos corrientes.
- El capital de trabajo es el resultado de restar los pasivos corrientes de los activos corrientes y la diferencia debería ser suficiente para cubrir un tiempo adecuado de gastos operativos.
- Los ingresos no de cuotas o membresía como porcentaje de los ingresos totales, se obtienen con la siguiente fórmula: (Ingresos – Cuotas y tarifas de acceso) /Ingresos totales
- Los ingresos por metro cuadrado se obtienen al dividir los ingresos por metro cuadrado de tu instalación.
- Los ingresos específicos del departamento indican el porcentaje de ingresos totales que se tienen en cada uno de ellos.
Post traducido de IHRSA. Para consultar el original : https://www.ihrsa.org/improve-your-club/best-practice-guidelines-for-accounting-finance/?fbclid=IwAR1Hwenx8gaClXWn3XCcvWRB3lfNhbKh2ov9b-Vnx7RK5fOc2IN8rhQ-jk8